各分院：
为进一步规范管理，切实做好2024级学生档案的接收、整理工作，现将有关事项通知如下：
一、实施对象
我院2024级全体学生。
二、需归档材料
1.专科档案、高中档案
2.新生电子档案
3.录取通知书
4.准考证
5.入学登记表
6.电子档案
7.体检表
8.军训鉴定表
将《档案材料（贴档案袋）》（附件1）打印后张贴档案袋，将放入的对应材料打勾。
团组织材料包括入团志愿书及团员证等，由团委负责通知，不再放入学生档案。
三、档案袋填写要求
必须使用黑色水笔填写学生基本信息（姓名、性别、民族、籍贯），字迹工整，不得涂改。勾选档案资料内容（仅填勾选所归档材料名称），档案袋左上角填班级名称（专业全称），右上角写全部学号（档案袋填写模板见附件2）。学生档案袋请根据学生人数提前到学生处领取。
四、档案的保管及移交
1.第一次整理：学院整理学生高中档案、录取通知书、准考证材料，制作档案转交清单（见附件3），档案有缺失的学生在“备注”栏写上缺失项目，缺档的学生在“备注”栏写“缺档”。学生处接收前由院系专人统一妥善管理，于11月5日前统一移交学生处档案室存放。
2.二次整理：学生军训鉴定表、入学登记表、电子档案等材料，于本学期分批存入学生档案，具体时间按照学生处通知为准。
3.特殊学生档案，例如退学、休学、参军入伍等其他特殊情况学生档案，其档案不随现班级存放，应单独存放，交学生处保管。
4.各学院档案工作负责人需填写《学生档案移交表》（附件4），在移交档案之前交予学生处，便于接收档案时进行核查。
五、工作要求及注意事项
为防止新生档案缺失、遗失，保证新生档案接收顺利进行，请注意以下几点：
1.涉及到的材料，把所有学生自己需提交的材料收齐归档。没有高中档案的学生，请辅导员老师告知学生咨询当地招办进行补办，补办完成并上交各分院归档。
2.整理好的学生档案分班级、按照学号从小到大依次排列捆绑好，并附上名单。
3.鉴于档案工作的重要性，请各分院2024级辅导员认真对待，逐项落实，在整理过程中需辅导员本人在场。同时根据档案管理的保密原则，不得由学生整理档案。
六、其他
1.学生凡需查阅学生档案，复印、摘抄档案内容，或外借档案部分/全部材料时，须打印并填写《学生档案查阅、借阅申请表》到档案室进行登记查阅。
2.其他未尽事宜请联系学生处庞佳琪老师：27886361。
开封职业学院学生工作处
2024年9月12日